活学活用:把PMP知识用在备考PMP

时不时会有做产品、运营的同学有想法:要不要考个PMP证书呢?对此,我个人的回答是:任何一个证书,都可以分职业和生活两个角度来考虑是否要考。

活学活用:把PMP知识用在备考PMP

就职业角度而言,如果没有对口的工作经验,单纯一个证书很难帮我们找到工作或者实现晋升。就生活角度而言,通过考证给自己压力,逼着自己在一段时间内集中注意力学习一门知识,这不失为一个创造动力的方法。

具体到PMP证书:如果没有项目业绩支撑,这个证书在就业市场很难给个人增值。而对生活而言,小到组织一次活动、策划一场婚礼,甚至备考PMP这件事,任何满足临时性、独特性和渐进性的事儿,都可以作为项目来管理,把学到的PMP知识活学活用。

下文分享我关于用PMP知识来备考PMP证书的思考。

整合管理

《项目管理知识体系指南》(PMBOK)第六版把项目管理活动划分为十大知识领域、五大过程组、四十九个过程。其中,启动、规划、监控、执行、收尾这五大过程组共同构成了项目管理生命周期,它们之间有相互依赖与相互作用的关系。在项目完成前,通常要反复实施各过程组及其过程。

由于备考PMP这件事的主要实施方只有一个人,任务偏简单,所以这四十九个过程有些是用不上的。备考过程中,可以挑些合适的,趁热打铁,通过实践来加深理解。

如果把备考PMP看作一个项目,那么可以首先按照SMART原则给自己制定一个有效的目标。例如,在2019年3月底以4A1T(5个过程组中,4个达到Above target、1个达到Target)的成绩通过PMP考试。

SMART原则要求目标必须是具体的、可测量的、可达成的、相关的和有达成时限的。PMP考试最高分是5A,即对5个过程组的作答都达到了Above target的水准。给自己定了个4A1T的量化目标,留下一点进步空间,并要求2019年3月底前完成。这样,这个目标总体上是可实施、可跟进、可考核的。

在确立目标后,不妨开个kick off meeting(开工会议)。可以跟家里人沟通,然后借某次吃饭有模有样地宣布下,或者找三五个有考PMP想法的同学聚个餐动员下。这样,既可以让他们“授权”自己在接下来一段时间内少干点家务、多点时间专心学习,也可以请他们监督自己的学习进度。

范围管理

有了SMART目标后,我们可以界定计划要做的全部工作,即实施范围管理。范围管理旨在确保做且只做为完成项目所要做的全部工作。只给客户提供他们所要求的东西,不多给也不少给。防止范围蔓延。

这个理念不完全适用于备考。对学习而言,肯定是多多益善的。有时间的话,多看PMBOK以外的项目管理书籍,当然没有坏处。但是,当我们只有三个月左右准备时,明确这个目标下的学习边界,有助于在需要兼顾工作和家庭的情况下合理分配精力,高效达成目标。

我是按报名→上课→备考→考试的流程,把考PMP证书的范围边界之内的事,拆解如下:

活学活用:把PMP知识用在备考PMP

关于工作分解结构(WBS)中的看书这项工作,如果时间够,建议通读PMBOK至少一遍(我当时是把英文版翻了一遍)。PMBOK虽然不容易一下就读懂,但可以帮助系统化地吸收项目管理知识。如果没时间的话,可以暂时优先读完《汪博士解读PMP考试》。

WBS中的每一项任务都指向了一个对应的可交付成果。这个WBS可以再继续分解下去。例如,课前看书可以参照PMBOK拆分成13章,并对应地输出每一章的读书笔记,作为项目中间成果。所有中间成果汇总起来,为实现以4A1T的成绩通过PMP考试奠定基础。

进度管理

在工作分解结构的基础上,要开展进度管理,控制每个中间成果的交付时间,以保证在规定的时间内实现目标。

活学活用:把PMP知识用在备考PMP

可以用甘特图来规划、管理自己备考PMP的进度。这里,主要是从上文的WBS中,选择了看书和做题来规划。因为报名、课堂讲解等活动都不超过一天,在甘特图中体现为一个点,不易于可视化,所以没有包括进来。

通过把计划进度与实际进度在甘特图中对比显示,可以直观地知道实际进展与计划进展之间的差距,督促自己控制好备考的节奏,避免临到考试时突然发现自己还有很多知识点没看。

相关方管理

不管是在日常的产品管理和运营中,还是在备考PMP时,我们都需要准确地识别相关方,并与之充分互动,才能推动目标的达成。

在做产品时,我们需要与市场、运营、UI、开发、测试等来自不同团队的同学合作,把捕捉的用户痛点转化为产品需求。在备考PMP时,尤其是工作党,如果能照顾到不同相关方的需求,则有助于自己平安上岸。
以考PMP证书为例,我认为涉及到的相关方主要有:

  • PMI:要交三千多软妹币报名费给PMI,而PMI又决定是否通过考试,所以PMI肯定是要重点服务的对象。
  • 培训机构/培训班队友:是否通过考试,会影响培训机构的总体通过率以及后续的教学资源配置,所以跟培训机构有着较高的共同利益。
  • 老板:备考PMP短期内不能给老板带来绩效产出,但老板有权力决定自己的加班强度,进而影响到自己的备考时间。怎样管理好老板呢?
  • 男/女票/同事:如果要投入较多时间备考,期间女票来大姨妈,就不能很好地照顾她了,那么要怎样跟她沟通呢?要不要忽悠她一起备考呢?

所有相关方中,一个好的培训机构很重要,可以使得备考过程事半功倍。优秀的培训服务体现为,不仅提供周到的配套服务,而且可以通过深入浅出的讲解,帮助自己打通项目管理体系的逻辑,而不是对着PMBOK照本宣科,对提升理解没啥效果。

按照这个理解,我把涉及到的相关方放在权力-利益方格的具体象限中。如下:

活学活用:把PMP知识用在备考PMP

从权力和利益两个维度,分析不同相关方对于目标达成的影响,可以帮助我们针对性地采取合适的沟通策略,做好沟通管理。

活学活用:把PMP知识用在备考PMP

这个权力-利益方格也可以迁移应用到产品工作上。比如,在跟开发、测试沟通时,如果遇到他们不积极配合,是不是可以尝试说明:这份工作如果不及时落实,也会影响到他们老板的利益?或者帮助他们解决一点问题,作为交换合作,请他们帮忙优先处理自己的需求。

结语

上述操作也可以迁移应用到考取到其他证书上。把部分用词修改下,上面这些工具就可以用到备考同样是PMI管辖的PMI-PBA、PMI-ACP等证书了。

活学活用:把PMP知识用在备考PMP

我就是学了PMP后,把这套方法论用在考PMI-PBA、PMI-ACP上面,在同一年里接着考了后面这两个证书。

但是,不是说有了PMI-PBA证书,我去应聘需求分析师岗位时,企业就会考虑我。相比而言,经验积累和工作业绩更重要。

最后回到本文开头那个问题:对于要不要考PMP,如果你是抱着求职晋升的目的,这个证只能起到锦上添花的作用。首先要有“锦”,有足够的项目经验,做出了业绩,才能“添花”。

而如果纯粹是为了提升个人技能,则不妨通过报考PMP,化压力为动力,逼着自己集中一段时间来系统学习项目管理。因为生活无处不项目,考证、策划婚礼、组织活动等等,都可以用上项目管理思维

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