聊一聊什么是支付和对账?

什么是支付系统?支付系统(Payment System):也称清算系统(Clear System),是由提供支付清算服务的中介机构和实现支付指令传送及资金清算的专业技术手段共同组成,用以实现债权债务清偿及资金转移的一种金融安排。

聊一聊什么是支付和对账?

支付系统分为两层:

聊一聊什么是支付和对账?

支付的三个概念

① 支付:完成付款人向收款人转移可以接受的货币债权的过程,包括交易过程、清算过程和结算过程等三个过程。我们日常所说的支付一般是指用户或企业将资金货款支付给收款方的行为,这个离我们最近。

② 清算:包含了在收付款人金融机构之间交换支付工具以及计算金融机构之间待结算的债权,支付工具的交换也包括交易撮合、交易清分、数据收集等。

清算离市场最远,而离银行的基础设施最近,它是通过一系列的处理,来确保最终客户端的支付结果的正确性。

③ 结算:该过程是完成债权最终转移的过程,包括收集待结算的债权并进行完整性检验、保证结算资金具有可用性、结清金融机构之间的债券债务以及记录和通知各方。

结算与支付联系更为紧密的环节,可以看作是以银行类的金融机构为主体视角,与公司、个人或者其他金融机构之间发生的专业化的后台结算行为。

如我们在超市买一瓶水,使用微信支付(微信绑定了工行银行卡),这便涉及第三方支付平台微信与工行及企业的结算账户银行间的结算。

按照国际清算银行支付结算委员会的定义,所有涉及到资金转移的行为,都可视作支付行为,支付的概念最大,清算和结算属于支付过程中的特定环节,其中,清算是发生在结算前的支付环节,该环节的功能主要是为了提高结算的标准化水平和结算的效率。

下图是支付清算系统的架构图(来源网上):

聊一聊什么是支付和对账?

下图是支付清算的过程:

聊一聊什么是支付和对账?

这里有一个概念“轧差”,百度了一下:

轧差是指利用抵销、合同更新等法律制度,最终取得一方对另一方的一个数额的净债权或净债务,如市场交易者之间,可能互有内容相同,方向相反的多笔交易,在结算或结束交易时,可以将各方债权在相等数额内抵销,仅支付余额。

轧差是控制双边信用风险合约(如远期合约、掉期)的最常见方法之一,包括支付轧差(payment netting)、出清轧差(closeout netting)、跨产品轧差(cross-product netting)几种形式。

电商企业的支付系统

我们在相关网站购物时,常见的支付流程和所涉及的支付系统的核心服务如下图,这里涉及第三方支付平台和企业自行开发的支付中心或平台,它包括与购物流程中的收银台或结算页。

聊一聊什么是支付和对账?

以上是针对于应收,如果将应付结合在一起,与支付有关的系统可以归纳为三个主要部分。

① 第三方支付平台:包括微信、支付宝、京东支付、网银等,每个平台都需要企业进行对接,由此企业需要开发自己的支付系统,通常称为支付中心或平台。

② 支付中心或平台:负责与第三方支付平台对接,完成交易收款、退货等工作并记录交易支付明细;负责与订单系统、财务系统等对接,完成相应的业务处理。

③ 银企直联:银企互联是指银行系统和企业的财务系统相联接,企业直接通过财务系统办理账户管理、转账支付等银行服务,并可根据需要自行在其财务系统中定制更多个性化功能的网上银行业务。

在中小电商型企业中,一般是应付结算时完成公对公的自动付款,目前很多企业提供银企直联的服务,如用友、金蝶。

电商企业的对账内容

下图是一个C端用户(应收)和供应商(应付)的简易流程,旨在说明中小型电商企业中涉及哪些对账。

聊一聊什么是支付和对账?

我们都知道,目前企业内的系统众多,有些系统采用的是第三方的(如云仓、电商ERP等),系统间都有着直接或间接的数据交互与接口对接。同时,还会涉及到账务的处理与结算,所以对账是最普遍、最重要的工作。

在上图中,大概罗列出几个核心对账的内容:应收对账、应付对账和FMS与总账的对账,通常我们的提到的对账,一般是指应收对账。

1、应收对账

企业与第三方支付平台(微信、支付宝、银行)间的对账,同时也包括企业入驻到大的交易平台(如京东,平台代收货款)的对账,但通常我们将这部分与渠道收款合并。

2、应付对账

企业与供应商结算前,供应商与企业进行账单核对,这部分属于应付对账。在FMS系统中,将其划归在应付结算模块中。

此外,我们也可以定期提供应付对账单与供应商进行库存、应付金额、质保金、预付款等的核对,及时发现潜在的问题。

所以,我的理解应付对账可以分为结算单对账与定期应付对账单两部分。

3、FMS与总账对账

前两种属于企业间的对账,这部分是系统间的对账,与财务上的账证核对、账账核对、账实核对还有些不同。

① 账证核对工作,平常是通过编制凭证和记账中的“复核”环节进行的。

② 账账核对是指核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。

③ 账实核对是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。

前期整理的内容中一直在说,FMS(财务进销存系统,简称电商财务系统)是一个介于业务系统与专业财务软件之间的业务系统,是专业财务软件数据的来源。

此部分所说的对账可以针对FMS中的应收、应付等模块月结数据与财务总账中的会计账进行核对,如应付对账。

它需要核对的数据有两部分数据来源:

① FMS系统每月1日生成的供应商未结算的金额(已生成结算单、采购暂估等)、预付款未核销的金额等汇总金额。

② 专业财务软件中应付账款科目下的库存商品货款与预付款科目下的余额。

4、费用对账

此外,对账还包括交易订单的对账内容,这些涉及到与服务商的结算,例如仓库外包给第三方。

这时,这个可以归属为费用对账,它要核对仓储采购入库单据、销售单据、每日的库存等,计算装卸费、贴签费、上下架费用、打包费、耗材费、板位存储费等。

对账与数据核对的区别

对账是针对于即将结算(收或付)或入账的报表、账单进行预先核对的过程;是对已经入账的数据复核,并对差异进行处理的过程。对于差异处理,要采用正常的财务方法,要做到数据处理过程可追溯。

数据核对是贯穿于业务流程的各个环节中,是为了保证业务数据的正常流转,避免异常数据的产生,而进行的长期的监控过程,它应该是为对账服务的。

在核对中出现的异常问题,可以通过相应的,符合业务流程标准的方式进行处理,如补录虚拟单据、费用调节单等方式,前提是不能影响财务账。

我们可以将需求核对的各种数据部署在数据核对平台系统中,实时或定期的监控业务系统数据及业务行为。

如何设计对账模块

1、考虑对账的主体

对账一般都是双方的行为。所以首先要明确对账的主体是什么,它可以是企业或供应商,也可以是企业使用的不同系统。

例如,一个企业在天猫平台销售商品,订单会导入到易店通系统内部管理,然后订单下发给租赁的第三方云仓发货,这便涉及不同的系统间对账。即便系统全部是企业自主研发的,也会涉及到对账。

2、确定对账的内容

应收对账内容一般是企业的销售订单交易明细与第三方平台支付流水进行对账,双方分别提供对账明细数据。

在上面的案例中,企业需要下载天猫平台的交易订单,要处理易店通中的订单流转数据(是否拆单、缺货等),还要采集云仓的发货数据,这些数据间是有依赖的,通过对账找到差异并处理,以便于结算与入账。

3、设计对账方法与过程

对账有单向对账和双向对账,通常我们采用双向对账的方法,但对于像应付结算对账,我们只提供对账单,由供应商负责对账。

应收对账或费用对账、以及FMS与总账的对账,都是采用两轮对账(互为对账基准数据进行核对)。

此外,在对账过程中最常见的是时间性差异,所以还要采用循环对账的方式,即每次对账都要将前期未核对的数据纳入到本期对账中进行核对,尽量消除影响。

4、差异处理

对账后形成的差异要单独存储,并与原始账单进行关联。差异一般是四种情况:A.无差异 B.有差异,a有数据b无数据 C.有差异a无数据b有数据 D.有差异,ab皆有数据。

按照 “分析差异原因 -> 确定差异问题-> 差异调整” 的步骤进行。差异调整涉及数量和金额两部分,可以手动调整或自动调整,但自动调整需要提前将规则设置好,一般情况下是基于问题分析总结后才能确定。

对于差异处理后,系统应该生成对账调整前后的对比,同时需要财务复核后,调整才能生效。

差异处理后的数据,要根据差异原因进行汇总,并确定最后的账务处理,如之前总结过在应付结算对账时发现问题,可以通过费用单据的方式进行调整,费用单据根据审核日期确定其会计期间并挂在对应期间的结算单中。

关于对账,个人倾向于以业务单据的流转为基础进行数据的梳理,这样将关键节点状态的数据进行采集,然后进行对比、加工。

写在最后

本篇对支付和对账进行了总结。支付包括支付应用、支付网关、支付路由、支付渠道、支付协议等,这部分和前端购物关联紧密,在设计时考虑的要全面。对账属于财务系统的模块,它与核对平台不同。而且,对账并不是单纯的数据核对,它的核心在于对差异的处理,在对账过程中,系统可以基于账单数据进行组合、拆分,同时,要对这些数据进行匹配、映射,从而满足财务需求。

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