项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。项目经理的大多数时间都用于团队成员和其他干系人的沟通，无论这些成员或干系人是来自组织内部还是组织外部。
有效的沟通在项目干系人之间架起一座桥梁，把具有不同文化和组织背景、不同技能水平、不同观点和利益的各类干系人联系起来。这些干系人能影响项目的执行和结果。
一、规划沟通管理
在这个过程中，需要根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划。其主要作用是识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。
该过程，通过项目管理计划、干系人登记册，使用沟通需求分析、沟通技术、沟通模型、沟通方法、会议等工具和技术，最终产生沟通管理计划。
沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。主要包含内容有干系人的沟通需求；需要沟通的信息；发布信息的原因；负责沟通相关信息的人员；将要接收信息的个人或小组；传递信息的技术或方法；为沟通活动分配的资源；问题升级程序；随项目进展对沟通管理计划进行更新与优化的方法；项目信息流向图、工作流程、报告清单、会议计划等；沟通制约因素，如法律法规、技术要求和组织政策等。
二、管理沟通
在这个过程中，需要根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息。其主要作用是促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通。
该过程，通过沟通管理计划、工作绩效报告，使用沟通技术、沟通模型、沟通方法、信息管理系统、报告绩效等工具和技术，最终产生项目沟通、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新。
报告绩效，是收集和发布绩效信息，包括状态报告、进展测量结果及预测结果。简单的状态报告可显示例如“完成百分比”的绩效信息或每个领域（如范围、进度、成本和质量）的状态指示图。较为详尽的报告包括对过去绩效的分析；项目预测分析，包括时间与成本；风险和问题的当前状态；本报告期完成的工作；下个报告期需要完成的工作；本报告期被批准的变更汇总；需要审查和讨论的其他相关信息。
项目沟通包括但不限于绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本。受相关因素的影响，项目沟通变动可能会很大，这些因素包括但不限于信息的紧急性和影响、信息传递方法、信息机密程度等。
三、控制沟通
在这个过程中，需要在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制。以确保满足项目干系人对信息的需求。其主要作用是随时确保所有参与者之间的信息流动的最优化。
该过程，通过项目管理计划、项目沟通、问题日志、工作绩效数据，使用信息管理系统、专家判断、会议等工具和技术，最终产生工作绩效信息、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新、组织过程资产更新。
项目例会，一般由项目经理主持召开，主要议题包括项目进展程度调查和汇报；项目问题的解决；项目潜在风险的评估；项目团队人力资源协调。
项目总结会议的目的主要是了解项目全过程的工作情况以及相关团队成员的绩效状况；了解出现的问题并提出改进措施；了解项目全过程中出现的值得吸取的经验并进行总结；对总结过后的文档进行讨论，通过后则存入公司的知识库，从而形成公司的知识积累。
