需求设计实现,重点考虑财务哪几部分?

在互联网电商的相关项目和需求中,无论是为了运营需求,还是供应链流程的优化或者是为了拉新或留存用户,目的应该都是希望通过各种手段带动销售额,节约成本,完成绩效,达到股东期望。

需求设计实现,重点考虑财务哪几部分?

前面总结FMS相关功能时说过当产品、技术接收和实现项目需求时应该考虑对财务系统的影响,但是作为非财务产品或专业财务,究竟应该考虑哪些内容呢?

本篇就简单的总结一下。

财务的避让心理

在以前的工作中,参与过很多不同项目及需求,无论在需求讨论还是评审过程中,或是与非财务研发组进行系统设计时发现,绝大多数的人涉及到财务的部分,都会避而远之,都感觉财务太专业。

由于自我感觉不懂财务,所以总寄希望于财务产品或负责财务系统的研发去考虑需求影响,并给出解决方案。

术业有专攻,这样做也没有问题,但是这往往会造成需求的确认和实现时间过长,很多时候是业务系统先上线,财务后上线,在这个时间差内,由于前期财务考虑的不足,使得最终财务部分完成的不如预期。

一直以来我认为财务其实没有什么,它就是钱的收与付,针对资金的状态、节点做的一系统的工作,与业务系统类似,而且财务的流程是最规范的,变化也是比较少的。

不信你可以去深入了解下,无论业务系统的流程多么的复杂,前端运营促销有多少种玩法,最终到财务这都要非常老实的按财务要求进行记账,出具相关的报表。

所以,个人觉得应该消除这种财务的顾虑,在设计时应该可以积极的去考虑财务部分,针对财务部分给出一些建议和方案。

如何消除财务顾虑

财务系统的整体框架

前面讨论的FMS系统,个人称之为财务进销存,像公司引入的NC、金碟我习惯称之为专业财务软件,很多公司自主开发的都是类似FMS的系统,然后对接专业财务软件。

这是首先要明确的,FMS严格意义上讲并不是真正的财务系统,它也是业务系统,从框架上财务系统就分为两大部分,我们接触的、需要考虑的是财务进销存部分。

财务进销存(后续简称FMS)按模块分为,「应收、应付、费用、税票、库存、财务报表」等几大部分。

FMS的数据来源于业务系统,主要是商品、合同、采购、销售等相关业务单据,然后经过计算,生成应收报表、应付报表,最后由于有出入收,就要统计公司还有多少库存,对数据进行分析看看存货有多少,利润有多少,收了多少钱到公司账户,后续还欠供应商多少钱等。

这就是一个大的轮廓,如果从资金流上考虑就是流入与流出,如果从物流上考虑就是采进来多少,卖出去多少,还剩多少,把资金流和物流结合在一块就可以知道还有多少钱没收回来,有多少钱没付。

如果在进行相关需求设计或实现时能够提前想到这些大的部分,相信会有一些参考意义。

几个关键部分

销售

财务和业务最关心的财务数据就是销售,一个好的产品运营人员在产品功能上线后,也应该关注这些数据,比如上了一个付费会员的功能,那么就应该关注新会员有多少,会员的订单转化率有多少、带来的GMV有多少等。

把销售报表拆分一下,可以了解到,它包括几大部分即:

  • 「基础信息」:销售日期、仓库、单据、结算方式、公司主体、供应商、合同号等等。
  • 「商品信息」:商品编码、分类、品牌、税率等。
  • 「金额信息」:成本价、销售价、优惠价、优惠金额、毛利以及各种支付方式的分摊明细。

通过这个报表,可以看出,前端与销售相关的单据都会流入到销售报表中,相关的促销活动也会体现在销售报表中的优惠金额中,如果引入新的支付方式也会影响到财务销售报表。

与采购相关的也会影响到财务,如合同的合作模式,供应商等,这些都是应付的必要信息。

「销售数据」是业务需求直接影响的最多的模块,当我们把销售的几部进行拆分后,在设计业务需求时如果涉及到这些,就可以知道如果避免这些,如何让财务去获取这些数据,大概的流程了就清楚了一些。

促销

促销也是销售报表中的一部分,但是一般情况不会按促销活动等进行详细的体现。

互联网电商中最常见的促销活动有十几种,之前曾经梳理过。

由于各业务需求可能都会与促销有关,所以促销涉及的金额分摊是影响财务部分的。

「金额的分摊与各项优惠活动有关」,销售报表中的优惠金额部分保存的就是各种促销分摊后的金额。

销售报表和相关分析报表是需要了解,一个月因为促销活动,优惠了多少金额,也会统计各种促销活动带来的销售额是多少,促销效果如何等。

曾经接触过一个公司有十几种促销活动,每种促销活动的设计与数据存储都是单独的,业务系统在设计开发时没有考虑财务,导致财务在进行促销活动分摊时要读取十几个表,然后进行计算、汇总,极其繁琐。

所以在需求设计分析与实现时,涉及到促销活动的,我们应该考虑其财务影响。业务系统考虑的多一点,就会让FMS系统更简洁一些。

成本考虑

存货成本是非常重要的,入库产生成本,销售消耗成本,一般情况涉及到入库的都会影响到财务成本。

成本影响了,就会影响天利润,这是一个连锁的反应。

FMS中涉及成本的有几个方面:

  1. 相关入库的业务流程,可能会影响成本,需要考虑入库成本计算规则。
  2. 库内商品加工,会影响成本,需要确认新品的成本如何核算。
  3. 相关出库的业务流程,可能会影响成本,且此成本会影响到销售报表,也可能涉及应付结算。
  4. 成本核算方法,需要了解移动加权、先进先出等,如果发生商品的转移等操作,是否需要重新计算。

对于成本更多的是要考虑分仓库存成本或不分仓的成本,计算维度不同影响是很大的,业务在使用成本价时也会根据其要求进行考虑,这些影响应该在需求阶段就梳理出来的。

坚决杜绝大家理解的不一致,而在后面出现大的变更。

结算

应收的影响,一般体现在销售部分,但应付的影响,有的时候是容易忽略的。

「销售报表会影响到结算,出入库的成本也会影响到结算,合同及供应商的合作模式等同样会影响到结算」。

这里说的结算主要是与供应商或商家的应付管理。

了解过FMS应付管理部分的都清楚,结算是依赖于供应商或商家的合同而进行的一系列的数据计算,最终生成结算单,经过相关审批流程,最终付款给供应商或商家的过程。

销售报表影响结算是指代销模式或平台合作模式,出入库成本影响结算是指经销模式,而这些都是在合同上体现的。

在APP或小程序等销售终端,一般都不会直接影响到结算部分,但是购物流程和履单等状态有可能会影响到财务,不仅是应收也包括结算。

其它相关业务系统的变更影响更大,因为结算也是根据业务单据进行计算的,数据的准确、及时和持久是非常重要的。

负责后端系统的产品和研发同学应该都有体会,因为前端的记录不全或缺失会增加财务计算的难度。

为什么把结算单独拉出来呢?

因为应付结算是真金白银的把钱给出去,一旦有错会有不可估量的损失!

费用

以上是几个大的方面,还有一些小的方面也需要考虑,虽然可能与业务系统关联不大,如相关的财务费用,这个涉及在业务系统流转过程中产生的也商品成本直接关系的相关金额。

任何费用都要有其成本中心,以便财务可以进行归类。

在FMS中有些是费用,但实际上是成本,有些则可以归属到管理费用、经营费用或财务费用中。

如果有仓储或线下业务,则必须考虑费用,如存储费或业务提成的费用扣除等。

总结

上面只是笼统的说了下,在需求设计和实现时可以考虑的几个与财务有关的内容。

一直以来都觉得,业务系统是始,财务系统是终,兜兜转转还是需要体现在财务系统中,经过财务相关流程处理和报表体现出来,都能够知道结果是好还是坏。

在产品设计与系统设计时如果有一个财务系统的流程考虑,是不是会更好一点k呢?

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