OMS系统 | 浅谈取消与退货及风险

售后的处理流程是履单中的重要部分,对于订单的售后处理主要涉及两部分的处理即:物和款;物是指商品的处理,包括实物商品或虚拟商品的逆向流转,款是指用户已经支付及享受的优惠的款项计算。

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这里再简单将所了解的订单取消与退货两种场景进行一次总结。

取消与退货业务流程

订单有很多种状态,新建、待发货、已发货、已签收、已取消、已关闭、已拒收、待支付、已支付等……

用户购买商品产生订单后很可能取消,所以取消订单可以在哪个状态节点进行,是在设计时重点考虑的,因为不同的时间点,订单取消时的系统处理也是不一样的。

在零售电商公司中,有自营、平台商家两大模式,自营也分为供应商直发与仓库发货两种方式;对于有线下门店的则主要涉及退货,订单取消则较少。

下面结合订单状态和业务模式来分别说下取消与退货。

取消

一般情况下,在订单发货前都是可以取消的,这时系统主要处理的就是用户退款问题,当订单发货后正常的流程是不允许用户取消订单了,因为商品已经交由快递公司进行配送,系统涉及的流程比较复杂,一般情况下用户可以做拒收处理。

订单支付前取消

用户取消订单时还是有一个订单支付状态的考虑,如果未支付则用户可以随时取消,系统不会涉及实际支付金额的退款,但是需要考虑在提交订单时选择的积分、礼品卡、优惠券等的支付。

订单支付前用户如果取消,则需要返还积分到用户账户,礼品卡使用的金额到原卡中;优惠券一般是使用或未使用状态,取消后重置状态即可。

由于订单未支付,所以不会影响平台商家模式的代收与代退款,即不会影响财务结算。

订单下发前取消

此状态是指订单已经支付,但是还没有下发到仓库或没有同步到商家平台或供应商平台中,仓或商家、供应商均未操作。

此时用户如果要取消订单,主要涉及的是款项的退还。

为了提升客户体验,关于此类取消订单,都是原路退款的,微信、支付宝等会实时退款到账,信用卡等可能会等待银行回款通知。

订单取消一般是用户主动发起的,所以基本上在我的订单中都可以直接操作。取消时系统要更新订单状态为取消,同时要根据支付明细生成退款单与积分、礼品卡、优惠券的返还操作。

退款单由于是原路退款,不需要财务审核,系统自动调用第三方支付接口申请退款即可。

在平台商家模式中,由于是平台代收和代退款,所以是需要后期财务对账的,但由于取消与支付都是相同的金额,此类订单可以不进入到后续的财务结算单中。

关于平台商家的结算,在生成结算单时要考虑商家刷单的风险「商业下单后在某一阶段再进行取消或退货」,所以商家结算单一般都是在订单签收后的一周的订单,考虑商品的退换货时间。

订单待发货前取消

此状态是指订单已经支付,且已经将订单同步到下位WMS或平台商家、供应商平台系统中,等待仓库、商家或供应商进行发货安排。

以仓库为例,订单下发后,WMS系统中一般会先接单,然后生成波次,再安排拣货,如果订单是待发货则表示仓库还没有开始处理。

此时订单的取消操作与待下发前取消的过程相似,即生成退款单、返还用户积分、礼品卡或优惠券到用户账户。

但由于订单已经下发,此时涉及上位与下位系统的数据同步,多系统的协作是有延时;而且履单的过程是实时的,用户在取消订单时可能仓库还未开始处理,即订单状态是待发货,但是当用户提交时WMS系统中正好在进行接单处理,这样便可能取消失败。

所以此种状态的订单取消,一般是要有个系统审核的过程,即用户提交取消申请后,OMS系统先进行红单撤回,如果撤回成功则直接更新为订单取消,并进行退款等流程。

其实红单撤回可以手动也可以自动发起,所谓的红单撤回就是将已下发的订单进行取消下发,如果撤回不成功则不能取消。

在现实业务场景中,为了提升用户满意度,客服是手动进行红单撤回的,即便仓库已经拣货,也是可以进行订单拦截的,这些在产品与系统设计时都应该考虑。

如果是商家发货或供应商直发的业务模式,此种状态下的订单取消时可能会涉及商家或供应商的ERP系统,状态的回传可能会延时。

订单发货前取消

一般仓库接单后,仓库就会安排拣货,在拣货到发货之间还有分拣、打包、面单打印等一系列操作,在此节点进行订单取消就意味着仓库的一些作业都白做了:(,所以有些电商在此节点是不允许订单取消的。

在商家发货或供应商直发模式中,商家和供应商的履单能力不一样,甚至有些商家或供应商内部可能都没有系统,即便有也是一个简单的进销存,所以有很多作业状态与系统是不匹配的。

此时应该尽量将商家平台或供应商平台的功能完善,以便商家与供应商可以在我们开发的系统中进行操作,保证OMS系统与各系统的数据同步,并及时反馈给前端用户。

只要订单未发货,原则上都允许用户进行取消,取消后主要是的流程是在仓储系统中,已拣货、打包的要进行取消,这就是仓储内的订单拦截。实际的业务场景可能会更复杂,但仓储系统主要是保证实物的正常流转,所以取消后上位系统仍然是对款的处理。

在此状态的订单取消,由于涉及单据的拦截,所以在用户申请取消后,需要有一个仓库申核的过程,以避免拦截不成功,也为了提升用户体验,避免前端显示取消成功,但后续处理失败的风险。

退货

对于退货,一般是用户已经收货后,发现商品有质量或其他问题进行的流程,有很多电商公司支持7天无理由退货,所以于用户来说还是比较有利的。

订单退货是有期限的,当订单关闭后则不可能再进行退货,但像电子产品等可以进行保修。为了提高服务质量,现在像手机、电脑等在用户购买时都推出了碎屏险、一年或三年的全机保修服务。

退货不仅涉及货款的返还,还涉及到商品的退还,订单的退货率也是衡量经营的一个重要参考指标。

退款流程有的是要求商品回货或回到商家与供应商后,经过确认才给用户返还金额,周期可能需要几个工作日,从用户角度看体验不是很好,但这要做的目的是为了防止一些恶意用户薅羊毛。

退货分为部分退货或整单退货,退款单则是根据退货订单及原订单信息、原订单的支付明细生成,也分为两部分:

  1. 用户实际支付的金额:根据商品实际的支付明细生成「订单在支付成功后,经过拆单、金额分摊,系统会记录每个商品的金额明细」
  2. 积分、礼品卡与优惠券等金额返还「金额同样会根据商品使用条件进行分摊」

自营商品退货的风险低于平台商家的商品,因为平台商家是平台代收代退款的,具体如下图。

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购物平台经常会有促销活动,商家入驻平台有时也需要配合平台进行促销,如双11、618等,商家参与促销时就会涉及到促销产生的费用如何分摊。

如平台发放的满300减100优惠券,平台承担比例是60%,商家承担比例是40%,则在生成订单金额分摊后,在退货时同样要进行计算,这些不仅在退货单及退款单计算时考虑,在最终平台结款给商家时同样要考虑。

关于实物商品的退回,是平台是否退款给用户的一个重要因素。正常的流程是商品退货入库后WMS系统会回传退货单状态给到OMS系统,OMS系统会同步到财务退款单,触发系统退款给用户,现在基本上都是在线支付,所以金额都是原路返。

实物商品也并非都要进行入库的,对于生鲜水果,有的就无需进行返回仓库。所以就分为有实物商品退货入库和无实物商品入库,但是退款单仍然应该依赖于退货入库单的状态判断是否返款给用户。

在设计系统时,虽然退货单类型不同,但是应该保证主流程一致,尽量不要为了减少工作量而减少单据状态或数据的记录,前端用户使用可以合并一些操作,后台需要按正常流程处理,如果为了降低响应时间,可以设计成异步方式,通过消息或任务进行逻辑处理。

退货之于商家与平台都有风险,而且有些用户会利用系统的一些漏洞或延迟进行一些恶意操作,个人觉得涉及到金额的如果不能判断风险,可以让子弹飞一会再进行处理,即增加一些「系统已经理,财务正在审核中的!」等文案,让系统等待一会再进行一些接口状态的判断。

此外,需要增加必要的审核流程,客服、商家、财务等等,用户的体验提升并不是一味的满足用户,而是应该解决用户的问题,根据二八法则,抓住关键用户,对于极少的用户的特殊需求或体验可以舍弃。

风险及难点

对于取消与退货的风险,如果可以通过增加审批或校验节点「手动要减少,应该尽量采用系统处理」来控制应该还是比较好的。

个人觉得最难的应该是因为促销而产生的复杂计算,而且即便经过重重计算,有时金额计算的也不完全符合要求。

这里列举几个场景供大家参考:

拆单后的子订单取消

用户下单时购买商品可能是一个订单,但是经过系统拆单后分为两个或多个订单。虽然金额已经进行了分摊计算,且都记录的促销活动,但是用户可能会取消一个子订单。

这时子订单的取消可能就会引起促销的重算,重算后其他订单便不满足促销活动,这时系统计算就会非常之麻烦。

如果平台商家与自营商品同时享受全场促销活动,计算则需要考虑促销承担比例等。

发生拆单后,如果进行关联限制,则对于用户来说体验会非常差且系统校验逻辑也非常复杂。此部分在原来的公司时曾与相关产品同事讨论过,但最终考虑用户体验及订单取消率及退货率,没有进行关联限制。

订单的部分退货

这个场景与拆单类似,不同的是是在单个订单内发生的部分退货,同样是促销的重摊重算。

退货会产生运费、及未退货商品享受的优惠是否继续的场景。有时因为退款可能用户不仅没有退款,还需要补款的情况。

如:用户购买A、B两件商品,A售价90,B售价10元,享受促销活动满100减20,如下表。

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用户收到商品后,进行B的退货,此时假设还会有5元的运费需要用户承担,退货后不能再享受100减20的订单。

这时A商品恢复90元原价,所以此时用户如果退货,则需要再支付18+5-8=15元,这个例子虽然有些极端,但是可以说明,享受优惠购买的商品退货后,于用户并不一定有利。

对于用户需要补货款的,如何处理呢?在梳理通用促销平台时介绍过,可以生成一个「虚拟商品订单」,然后由用户进行支付结算,当然如果作为正常的用户肯定会选择换货或整单退货。

以上两种场景,仅是取消与退货处理的一部分,在如今获取用户成本居高不下的竞争环境下,个人觉得即便发生取消或退换货也不应该进行促销的重摊重算,应该将这部分损失统一归结到财务销售费用中。

总结

关于订单的取消与退货的业务细节仍需要以实际业务场景为主,根据退换货的比率来确定方案,对于商家、购物平台、用户的几个业务主体,也应该去平衡,不要因某一商家或某一用户的投诉就去进行大的系统调整,需求要计算抽入产出,要根据生产数据进行分析,有失才有得。

再啰嗦几句,前期有朋友提醒,文章在IOS系统下英文的展示像飞一样,如下图:

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