从跟天猫超市合作,学两套进销存如何做对接

最近对接了天猫超市,把我们的商品放到天猫超市卖了。对接过程中的很多东西可以形成方法论,今天总结出来分享一下。

从跟天猫超市合作,学两套进销存如何做对接

先讲下参与方背景

【我们】

有自己的仓库,仓库中的货物是我们从供应商处采购的,拥有商品的所有权。我们有在天猫、京东、苏宁等平台开店,这些平台形成的销售订单会流转到我们的进销存,最终仓库负责拣货将货物打包交接给第三方快递公司,发货给用户。因此对于我们而言,天猫超市只是众多渠道中的一个。

【天猫超市】

天猫超市也有自己的仓库,是大家熟知的菜鸟仓,菜鸟仓中会有天猫超市正在卖的商品。天猫超市形成的销售订单会流转到菜鸟仓库进行拣货,发货。

关于合作模式

我们跟天猫超市之间的合作模式是寄售,简单讲就是我们作为供应商把商品存放在菜鸟仓,天猫超市能卖多少商品就跟我们结算多少商品的钱,库存放在菜鸟仓只是方便菜鸟掌控发货,不会对他们形成滞销风险。按理讲我们只需要管给菜鸟仓供货,管库存就行了,订单产生后直接从菜鸟仓发货就行。

以上是理想状况,现实情况是我们家商品的SKU太多了(隐形眼镜品类),菜鸟仓管不过来,只好我们自己管货,订单最终从我们仓库发货,如果有退货产生也是退回至我们仓库。因此最终的流程是这样:

从跟天猫超市合作,学两套进销存如何做对接

正向流程

从跟天猫超市合作,学两套进销存如何做对接

逆向流程

基于以上正向和逆向流程(流程仅涉及双方的信息流层面),我们来看下两个进销存系统之间(我们和菜鸟仓)要对接哪些东西。

商品

商品是各类单据流转的基础数据。

两个进销存之间有两套独立的商品数据:

菜鸟仓

在天猫超市后台创建商品后,菜鸟仓会自动创建一个对应的商品;

我们

我们的进销存也有固有的一套商品数据。

那菜鸟仓库向我们下发出库单的时候,出库单明细全是菜鸟的商品,我们怎么知道我们家要发什么货呢?我们要做的就是为两套商品数据建立关联:

一般建立关联方式要么是我记你家的商品编码,要么是你记我家的商品编码,具体谁记看合作双方有没有谁有成熟的方案,比如我们跟天猫超市,天猫超市不止会对接我们家,还会对接其他商家,他们就主动提供了解决方案,天猫超市后台每个货品可以填写一个商家编码,天猫超市下发出库单给我们的时候会给这个商家编码信息我们,通过这个商家编码我们可以找到对应的在我们系统里面是哪个具体的货品(商家编码可以直接是商家的货品编码,也可以是商家货品跟天猫超市之间的中间码,如果是后者商家端在系统中有这层关联关系即可)。如果双方谁都没有成熟的方案,那看协商的结果啦。

库存

提到库存就要想到库存的【进】(库存的增加,如通过采购入库、退货入库)、【销】(库存的减少,如通过销售出库)、【存】(当前的库存量)。库存两方都涉及。

菜鸟仓

天猫超市前端商品的库存依赖于菜鸟仓的库存。

【进】

通过向我们下发采购补货单,增加菜鸟仓的库存,有了库存之后,商品才能上架到天猫超市 前端售卖;

【销】

我们通知菜鸟仓发货后,菜鸟仓需要同步扣减财务库存;

【存】

菜鸟仓实时的可用库存需要同步到天猫超市前端售卖。

以上都是现在线上的结果了,但是在对接之前我们可能并不知道是这么处理的,所以一定要照着【进】、【销】、【存】的思路跟对方把这些方案都一一沟通清楚,否则你要做什么压根不确定。

我们

由于实物商品是在我们自己仓库,商品正常的出入库流程跟之前已有的流程没有大的冲突,我们库存的进销存逻辑不需要调整。但是我们需要考虑以下两件事:

1、考虑库存策略

天猫超市作为一个新渠道,其库存是跟原有其他店铺一样共享库存还是独享库存。

第一种方案是我们可以采用独享库存策略,天猫超市的库存跟其他店铺的分开,销售订单的库存占用和发货互相独立,这样受彼此的影响小。

第二种方案是天猫超市跟其他店铺一样共享仓库的库存。共享库存的弊端就是大家一起享用一份库存数据,谁先来谁先得,可能天猫超市向我们下发出库单的时候,商品还有库存,但是如果有另外的店铺抢先占用的话,天猫超市就缺货了。这种方案造成的最大的问题就是易缺货。

不过我们目前其他店铺都是共享库存策略,单独给天猫超市做独享库存的话,改动较大,方案也不易通用,就延用的第二种方案。

2、监控天猫超市的库存状况

为什么?

我们是供应商,我们需要向菜鸟仓补货,补多少(即天猫超市能卖多少)是依据我们的库存+菜鸟仓的库存决定的,比如我们总共可用库存才100件,天猫超市已有50件,肯定不能向天猫超市补100件,那样超卖风险太大了;

还有因为是共享库存,向天猫超市补10件,它不一定能卖10件,因为补的时候并不知道未来其他店铺的销量情况,只能基于已有的销量数据参考补货,可能刚补上去10件(总库存比如有40件),天猫超市可能还没有订单产生,其他店铺就已经产生一批订单把35件库存全占了,所以为了尽量少缺货(天猫超市对缺货的指标把控得很严格)我们不光要补库存还要减库存(按上面的例子就要将天猫超市的库存减5件)。所以减库存减多少,什么时候减,也要参考我们自己的库存+菜鸟仓的当前库存。(因为菜鸟仓也是进销存,库存不是说减就能减的,需要基于业务单据,双方协商后通过对方的转残接口将可用库存减少,即将正常商品转成残次品。)

基于以上两点,所以我们是需要知道菜鸟仓的实时库存状况的。

怎么获得这个信息?

如果对方有提供接口对接最好,那我们可以定时将对方库存拉下来。

如果对方提供不了接口,那我们只好做一份对方的库存数据出来。

我们属于第二种的,天猫超市提供不了接口,幸好所有涉及操作的业务单据都是我们发起,我们有记录,基于业务操作,我们可以做一份对方的库存数据,我们称之为镜像仓,业务触发的时候我们镜像仓和菜鸟仓同步增加/减少库存。这样镜像仓的进销存逻辑就跟菜鸟仓一致了。

订单

讲到订单就要想到正向订单和逆向订单。

正向订单是从用户下单到商家将货物配送到用户手里的过程;而逆向订单是货物从用户手里退回到商家的过程。

1、正向订单(流程见上文)

正向订单我们对接的时候主要考虑以下内容:

a.接收订单

接收菜鸟下发的出库单,形成我们自己的ERP订单。订单异常情况的处理跟其他渠道订单有没有区别(缺货、支不支持换货、订单未发货前退款等)

b.缺货处理

如果订单缺货了需不需要我们去跟用户沟通?如果需要沟通,那就跟已有的缺货处理流程一样需要客服自己领缺货任务处理,如果不需要那可以不需要管。由于我们只是负责发货,缺货跟用户侧沟通的问题交由天猫超市侧处理,所以这块我们客服可以不用管。

c.支不支持换货

按理仓库在我们自己手上,我们想换成什么发,只要有货都是能发的。但是需要考虑换货可能造成的影响:1、如果1个A换个2个B发,本来镜像仓只要扣减一个库存,现在需要扣减2个库存,就会造成库存跟菜鸟仓的库存对不上;2、由于我们是供货方,我们在天猫超市上卖的每一个商品都是要提供供货价的,但是(接1的例子)换的B可能在系统没有供货价信息,会造成后续报表,财务数据的不准确。基于以上两个原因,我们暂时不支持换货。

d.订单未发货前退款

这个要跟对方协商,因为退款是从对方那边发起的。我们双方协商的结果是如果有发货前的退款,菜鸟会通知我们取消整单出库,如果是部分退款,也会取消整单出库重新下发新的出库单,这样这块我们只需要对接他们取消出库的接口就OK了。

e.电子面单

因为对接的天猫超市也是阿里家的,所以可以统一走菜鸟接口获取电子面单,要是非阿里家的像京东就要另外考虑下流程了(京东拒绝使用菜鸟电子面单)。

f.发货快递

正常接新渠道,发什么快递都是我们自己去对接,我们跟快递公司结算。天猫超市这次有点变化,他们要自己跟快递公司结算,但是货是从我们这交接给快递公司的,我们系统对应要做出些变更:区分快递公司(方便我们区分和对账),通过接口取快递单号的时候账号也要变更(方便快递公司方区分)。

g.发货包装盒

天猫超市的订单需要使用天猫超市官方的包装盒,就是那个印了天猫超市logo的盒子。针对这个,订单在装入包装盒的时候系统需要提示仓库作业人员使用天猫超市盒子。

h.发货后通知对方

发货后要对接菜鸟的接口,通知对应订单已发货。

2、逆向订单(流程见上文)

逆向订单需要考虑的事情会少一些:

a.接收退货入库单

接收并记录菜鸟下发的退货入库单,方便货物退回时告知对方货物退回情况。

b.收到退货后通知对方

收到用户退的货物后告知菜鸟实际退了哪些退货商品,分别退了几件,方便菜鸟方退款给用户。

这些对接完,信息流层面就可以完整跑起来了。

以上思路可用于其他类似的各类对接场景,比如企业和保税仓对接等。具体系统如何对接,对接哪些东西,整体思路可复用,细节需要依赖双方确认的业务流程。

以上不一定是对的。

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